Ufficio acquisti: quanto ti costano gli errori di calcolo?
L’ufficio acquisti deve garantire che l’azienda ottenga i beni alle condizioni più vantaggiose in termini di costo, qualità e tempi di consegna.
In questo articolo ci focalizziamo sull’ufficio acquisti dei distributori del settore dell’installazione (idrotermosanitario, elettrico, edile e ferramenta). Si tratta di un settore dove i margini di profitto possono essere influenzati dalle fluttuazioni dei prezzi e da opportunità pianificate o contingenti.
Il gol più importante dei buyer è quello di concordare prezzi di acquisto e condizioni vantaggiose (anche talvolta entrando in gruppi d’acquisto organizzati). Ma raggiungere l’accordo non è sufficiente, dal momento che bisogna poi applicare senza errori le condizioni concordate per ciascun fornitore e, talvolta, per ciascuna listino e/o linea/serie/modello di prodotto, categoria di sconto, famiglia merceologica o per specifici articoli per determinate quantità o valori.
Fare ogni volta questo lavoro manualmente è estenuante, richiede tantissimo tempo e predispone il buyer al rischio di commettere errori di calcolo.
Il lavoro dei buyer negli uffici acquisti è pieno di ostacoli, che devono essere superati quotidianamente per portare a casa il miglior risultato.
Quali ostacoli incontra ogni giorno il tuo ufficio acquisti
Il monitoraggio dei costi di acquisto e delle scontistiche concordati dai fornitori è particolarmente complesso, ma necessario.
In questo contesto, i buyer possono andare incontro a diverse problematiche:
- Documentazione disorganizzata, senza un sistema centralizzato, con contratti e accordi gestiti su fogli di calcolo non aggiornati o manualmente. La gestione disordinata della documentazione rende difficile tenere traccia dei costi e delle scontistiche concordate con ciascun fornitore;
- Informazioni incoerenti, perché gli accordi sono memorizzati su più fonti (email, documenti cartacei, file Excel). In questo caso c’è un rischio maggiore di perdere informazioni importanti o di fare errori nei calcoli dei costi di acquisto;
- Variazioni di prezzi non recepite e non adeguatamente monitorate dall’ufficio acquisti. Questo rischio è particolarmente concreto in settori come quello dell’edilizia o dell’impiantistica in cui i prezzi delle materie prime possono subire oscillazioni significative. Se i contratti non prevedono clausole di adeguamento o monitoraggio, i costi effettivi possono superare quelli concordati;
- Sconti dedicati non applicati correttamente, perdendo l’opportunità di risparmio;
- Soglie di sconto per specifici volumi di acquisto non monitorate in modo adeguato, perdendo, anche in questo caso, il vantaggio dello sconto.
Risulta quindi chiaro che questi ostacoli che ogni buyer del settore affronta ogni giorno hanno un impatto economico notevole sull’azienda di distribuzione / ingrosso o sul successo dei gruppi d’acquisto. Soprattutto gli errori di calcolo e la distrazione nel monitoraggio di sconti e condizioni concordate possono portare a perdite economiche (e di tempo) significative.
Stop errori di calcolo e sprechi di tempo, con EVERPRICE
Conoscendo bene il settore dell’installazione e le problematiche principali che attanagliano gli uffici acquisti e i gruppi di acquisto, abbiamo sviluppato EVERPRICE, una soluzione software che calcola automaticamente i costi di acquisto ed i prezzi di vendita di tutti gli articoli dei marchi commercializzabili.
Si basa sull’applicazione delle condizioni d’acquisto personalizzate, concordate con il fornitore e delle condizioni di vendita applicate dal distributore. Grazie all’integrazione, anche via API (Application Program Interface), rende disponibili costi di acquisto e prezzi di vendita agli ERP / applicativi gestionali, ai dipartimentali quali software di preventivazione automatica, ai servizi B2B e B2C ed agli applicativi dipartimentali in genere.
Il livello di dettaglio è granulare. EVERPRICE applica le condizioni di sconto a tutti gli articoli di un determinato marchio, oppure ad articoli aggregati secondo parametri personalizzabili, in linea con gli accordi specifici presi con il fornitore. Ad esempio puoi applicare le condizioni di sconto per listini, linee, serie, modelli, categorie di sconto fornitore, classi merceologiche, classi ETIM, periodi temporali e condizioni correlate a valori e/o quantità.
Puoi applicare le scontistiche solo ad articoli specifici, limitando anche l’intervallo di tempo, o la quantità di prodotto, o il tetto di valore o gestire i netti di acquisto.
Grazie all’integrazione con ilDATAPOOL monitora costantemente le variazioni dei prezzi.
I distributori del settore dell’installazione ottengono vantaggi significativi dotando il proprio ufficio acquisti e commerciale di EVERPRICE:
- hanno sempre disponibili i costi di acquisto e i prezzi di vendita di tutti gli articoli commercializzabili;
- il software calcola tutti i costi di acquisto e i prezzi di vendita in pochi minuti;
- tempi e costi abbattuti;
- azzeramento degli errori;
- profitti ottimizzati.
Il software è adatto anche ai gruppi di acquisto, per gestire in modo centralizzato le regole delle convenzioni con i fornitori e calcolare i costi d’acquisto sulla base delle condizioni riservate al gruppo per condividerle con gli Associati.